Vous avez trouvé un excellent candidat. Toute l’équipe voulait le rencontrer. Puis plus rien pendant une semaine. Parfois deux.
Non pas parce que quelqu’un a changé d’avis, mais parce que personne n’arrivait à s’entendre sur un créneau. Le recruteur propose mardi. Le gestionnaire enchaîne les réunions jusqu’à jeudi. Le candidat n’est libre que le matin. Le deuxième examinateur n’est jamais informé. Quand un créneau se libère enfin, le candidat a déjà accepté une offre ailleurs.
Voici à quoi ressemblent les retards dans la planification des entrevues; rarement un seul échec spectaculaire, plutôt une accumulation de petits contretemps qui transforment discrètement une décision d’une journée en une attente de deux semaines
En bref
Ce que signifient réellement les « retard dans la planification des entrevues »
Les retard dans la planification des entrevues correspondent au délai qui s’écoule entre le moment où un candidat passe avec succès votre processus de présélection et celui où ce candidat se présente effectivement, en ligne ou en personne, à l’entretien. Il s’agit de l’étape de coordination qui s’intercale entre « nous souhaitons rencontrer cette personne » et « nous avons rencontré cette personne », et c’est l’un des goulots d’étranglement les plus souvent négligés dans le processus de recrutement.
Ce n’est pas le même problème que la durée globale du processus de recrutement, même si cela y contribue directement. Un processus de recrutement long peut résulter d’une recherche de candidats trop lente, d’un vivier de candidats insuffisant ou d’exigences mal définies : l’ensemble du processus est alors ralenti. Les retard dans la planification des entrevues sont plus ponctuels et de nature plus technique : même si la recherche et la présélection se déroulent parfaitement, la simple étape de planification peut à elle seule ajouter une semaine, voire plus.
Pour vous donner une idée : le délai moyen nécessaire pour pourvoir un poste se situe entre 36 et 42 jours. Les difficultés liées à la planification constituent l’une des raisons les plus courantes, et les plus faciles à résoudre, pour lesquelles ce chiffre ne cesse d’augmenter
Prenons un exemple rapide : un candidat passe avec succès la présélection un lundi. Le recruteur lui propose par e-mail trois créneaux horaires possibles mardi après-midi. Aucun ne convient au responsable du recrutement. De nouveaux créneaux sont proposés mercredi. Le candidat ne répond qu’à partir de vendredi. L’entretien a finalement lieu le mardi suivant, huit jours après la fin de la présélection, pour un seul entretien de 45 minutes.
Pourquoi la planification de vos entretiens prend des semaines ?
La plupart des retards ne sont pas dus à une seule défaillance majeure. Ils résultent plutôt de petits points de friction récurrents dans la manière dont les informations de disponibilité sont recueillies, confirmées et communiquées. C’est là que le temps est réellement perdu.
1. La boucle sans fin des échanges d’e-mails
La version classique du problème. Un recruteur propose trois rendez-vous. Le candidat ne peut se libérer pour aucun d’entre eux et en propose deux autres. L’un d’entre eux entre en conflit avec l’emploi du responsable du recrutement. Chaque aller-retour prend une journée, voire deux, rien que pour attendre une réponse. Une décision qui devrait nécessiter un seul échange finit par en nécessiter cinq.
2. Les agendas des recruteurs et des responsables du recrutement sont pleins à craquer
Les recruteurs peuvent généralement agir rapidement. Les responsables du recrutement, quant à eux, n’en ont souvent pas la possibilité : ils dirigent leur propre équipe, participent à leurs propres réunions et doivent caser les entretiens entre toutes leurs autres tâches. Lorsque la personne dont l’agenda est le plus déterminant est celle qui dispose de la moins grande flexibilité, c’est tout le processus qui doit s’adapter à son emploi du temps.
3. Les entretiens devant un jury multiplient les conflits
Avec un seul examinateur, il suffit de coordonner un seul agenda. Avec un jury, il y en a trois, quatre, voire cinq — et chaque personne supplémentaire multiplie les conflits susceptibles de faire capoter une session.
| Configuration | Calendriers à synchroniser | Délai de coordination réaliste |
|---|---|---|
| Un seul enquêteur | 1 | 1 à 2 jours |
| Entretien à deux | 2 | 2 à 4 jours |
| Panel complet (3–4+) | 3–4+ | 1 à 2 semaines |
Le calcul est sans équivoque. Chaque partie prenante supplémentaire n’entraîne pas seulement un léger surcroît de coordination, mais multiplie considérablement celle-ci.
4. Absence de responsable clairement désigné pour la planification ou de SLA
Dans de nombreux processus de recrutement, la planification se fait selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Il n’y a pas de délai d’exécution convenu, personne n’est désigné pour assurer le suivi, et aucune conséquence n’est prévue lorsqu’une demande reste dans la boîte de réception de quelqu’un pendant trois jours. En l’absence de responsable et de date limite, la planification est laissée au hasard.
5. Coordination manuelle, sans outil
Si l’ensemble du processus se déroule par e-mail et via un agenda que quelqu’un consulte manuellement, vous comptez sur une personne pour repérer les créneaux disponibles, les proposer, suivre les réponses et envoyer les confirmations une par une. Cela fonctionne pour un seul poste à pourvoir. Mais le système s’effondre rapidement dès que vous devez gérer plusieurs postes à la fois.
6. Fuseaux horaires et logistique à distance ou hybride
Un candidat à distance dans un fuseau horaire, un recruteur dans un autre, et un responsable du recrutement qui n’est au bureau que deux jours par semaine : cela ne laisse qu’une très courte plage horaire où les disponibilités de chacun se recoupent, et celle-ci se réduit encore davantage à chaque personne supplémentaire.
Ce que vous coûtent réellement les retard dans la planification des entrevues
Le coût n’est pas abstrait. Chaque jour supplémentaire qui s’écoule entre « passons-leur un entretien » et « nous leur avons fait passer un entretien » est un jour pendant lequel vos meilleurs candidats restent sur le marché et continuent de discuter avec d’autres employeurs. Plus le processus s’éternise, plus le nombre de candidats qui se désistent et de cas de « ghosting » augmente, et les candidats les plus susceptibles de disparaître sont généralement ceux qui ont le plus de choix : ceux que vous souhaitiez le plus retenir.
Il existe également un coût moins visible : l’expérience candidat. Un processus de prise de rendez-vous lent et désorganisé est souvent le premier véritable aperçu qu’une personne se fait du fonctionnement quotidien de votre entreprise. Si l’on ajoute à cela le coût lié au fait que le poste reste vacant, un « petit » problème de prise de rendez-vous devient l’un des plus coûteux de votre processus de recrutement.
Un candidat qui attend toujours votre e-mail de prise de rendez-vous est, le plus souvent, déjà en ligne avec quelqu’un d’autre.
Voici à quoi cela ressemble généralement dans la pratique :
- Un candidat prometteur cesse de répondre après la troisième série de propositions d’horaires.
- Un candidat accepte une autre offre au cours du processus de planification, avant même que votre entretien n’ait lieu.
- Un responsable du recrutement reporte l’entretien à deux reprises, et dès la troisième tentative, le candidat a perdu tout intérêt pour le poste.
- Les recruteurs consacrent plusieurs heures par semaine à l’organisation des rendez-vous, ce qui n’apporte aucune valeur ajoutée réelle au processus de recrutement.
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Comment remédier aux retard dans la planification des entrevues
La bonne nouvelle : il s’agit là d’un des problèmes les plus faciles à résoudre sur le plan opérationnel dans le domaine du recrutement. Cela ne nécessite pas de refonte du processus, mais simplement de combler les lacunes spécifiques à l’origine du retard dans la planification des entrevues.
1. Remplacer les horaires proposés par des liens permettant de choisir soi-même un créneau horaire
Au lieu de deviner les horaires et d’attendre des réponses, envoyez au candidat un lien présentant les créneaux horaires réellement disponibles et laissez-le en choisir un. Cela suffit à éliminer la plupart des allers-retours, car le candidat fait son choix parmi les créneaux effectivement disponibles plutôt que de négocier à l’aveuglette.
2. Renseignez-vous dès le départ sur la disponibilité des personnes chargées des entretiens
Avant de contacter le candidat, assurez-vous de la disponibilité de tous les participants à l’entretien, y compris le responsable du recrutement. En regroupant cette étape, vous faites votre proposition à partir d’un ensemble de créneaux horaires déjà confirmés, plutôt que de devoir contacter les personnes une par une alors que le candidat attend déjà.
3. Définissez un SLA de planification prévoyant une « confirmation dans un délai de 24 à 48 heures »
Accordez à la planification la même importance qu’à n’importe quelle autre étape du processus de recrutement :
- Désignez un responsable par demande d’achat.
- Fixez un délai d’exécution précis (24 à 48 heures entre l’acceptation du candidat et la confirmation du créneau).
- Suivez-le de la même manière que vous suivez le délai de recrutement ou le délai de pourvoi d’un poste.
Un SLA validé transforme la planification, qui consistait auparavant à « s’en occuper dès que quelqu’un en a le temps », en une étape du processus faisant l’objet d’un suivi et d’une responsabilisation.
4. Utilisez un logiciel de planification intégré à un agenda
Les outils conçus à cet effet se synchronisent directement avec Google Agenda ou Outlook afin d’afficher automatiquement les créneaux disponibles, au lieu de devoir compter sur une vérification manuelle des emplois du temps. Bon nombre d’entre eux s’intègrent également à votre système de gestion des candidatures (ATS), ce qui permet de conserver les données de planification associées au dossier du candidat plutôt que de les stocker dans une boîte de réception distincte. Voici un comparatif des principales options.
| Outil | Idéal pour | Points forts | Points faibles |
|---|---|---|---|
| Calendly | Sélection sommaire par les recruteurs, entretiens individuels | Facile à mettre en place, faible coût initial, courbe d’apprentissage quasi nulle | Pas de véritable logique de panneau, synchronisation ATS superficielle, les coûts grimpent rapidement au niveau « entreprise » |
| GoodTime | Recrutements complexes, de grande envergure ou nécessitant de nombreux jurys | Conçu spécialement pour le recrutement, il répartit automatiquement la charge de travail des recruteurs et offre des intégrations avancées avec les systèmes ATS (Greenhouse, Lever, Workday) | Tarification « entreprise », configuration réelle et courbe d’apprentissage, solution trop sophistiquée pour les faibles volumes |
| Planification native ATS (Greenhouse, Lever, SmartRecruiters) | Les équipes qui souhaitent faire appel à un seul fournisseur, et non à plusieurs | Pas de double saisie des données ; ce service est généralement inclus dans le coût de votre système ATS actuel | Automatisation basique, répartition de charge insuffisante, personnalisation limitée |
| Planification des conversations / des chats IA (par exemple, Paradox) | Recrutement à grande échelle ou en première ligne | Supprime complètement l’étape de la page de réservation, approche « mobile first », moins de non-présentations | N’est pas conçu pour les panels multipartites ; il s’agit d’une catégorie récente, dont le niveau d’intégration varie |
5. Regroupez les entretiens devant un jury en un seul bloc coordonné
Plutôt que de programmer quatre entretiens individuels distincts répartis sur deux semaines, regroupez-les en une seule session ou sur une journée bien remplie. Cela demande certes plus de travail de préparation au départ, mais cela permet de condenser une chaîne de coordination s’étalant sur plusieurs semaines en une seule fois.
Voici à quoi cela ressemble concrètement :
- Recueillir les disponibilités de tous les membres du panel en une seule fois
- Identifiez les fenêtres qui se chevauchent
- Organisez la journée en fonction du candidat, et non des recruteurs
- Confirmez l’ensemble du bloc en un seul message
- Exécutez la boucle à plusieurs reprises d’affilée
La différence dans la pratique : un cycle de quatre entretiens, organisés un par un, peut facilement s’étaler sur plus de deux semaines, le temps d’attendre que les agendas de chaque examinateur se libèrent les uns après les autres.
Ces mêmes quatre entretiens, regroupés sur une seule journée, sont généralement finalisés en 2 à 3 jours entre le premier contact et la confirmation du planning, la majeure partie de ce temps étant consacrée à recueillir les disponibilités initiales, et non à rechercher des créneaux horaires individuels.
6. Confiez la coordination à un partenaire de recrutement
Cela tient en partie à un problème d’outils. Cela tient également en partie à un problème de capacité : vos recruteurs doivent jongler entre la gestion des plannings, la recherche de candidats, la présélection et une douzaine d’autres priorités. Confier la coordination à un partenaire spécialisé dans le recrutement permet d’éliminer complètement ce goulot d’étranglement, plutôt que de simplement accélérer le processus.
| Planification manuelle | Une gestion optimisée des plannings | |
|---|---|---|
| Délai d’exécution habituel | 5 à 10 jours ou plus | 1 à 3 jours |
| Risque d’abandon des candidats | Élevé | Faible |
| Heures de travail du recruteur par embauche | Plusieurs heures passées à consulter mes e-mails | Procès-verbal de contrôle |
Comment l’Agence First Round accompagne les candidats dans leur parcours professionnel
Depuis février 2019, l’Agence First Round place des talents qualifiés et triés sur le volet au sein de certaines des entreprises les plus réputées de Montréal, et cela implique notamment de veiller à ce que les bons candidats ne vous échappent pas pendant que les agendas sont coordonnés. Nos recruteurs se chargent directement de la coordination, en maintenant le contact avec les candidats et en suscitant leur intérêt dès le premier contact et jusqu’à la confirmation de l’entretien, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’entretien lui-même plutôt que sur les allers-retours nécessaires pour y parvenir.
Questions fréquemment posées
Conclusion
Les retard dans la planification des entrevues ne signifient pas que votre processus de recrutement est défaillant ; ils indiquent généralement qu’une étape spécifique, sur laquelle il est possible d’agir, a été laissée en mode automatique.
Rationalisez la manière dont les disponibilités sont recueillies, désignez clairement un responsable de la planification et fixez un délai, puis confiez la coordination aux outils adaptés ou à un partenaire compétent : vous comblerez ainsi une lacune qui, sans que vous vous en rendiez compte, vous fait perdre vos meilleurs candidats.
Relevez vos défis grâce au soutien d’experts en recrutement
Nous aidons les équipes RH à surmonter les pénuries de talents, à améliorer la qualité des candidats et à réduire les délais d’embauche grâce à des solutions de recrutement fiables conçues pour le marché du travail d’aujourd’hui.
