Le délai moyen pour pourvoir un poste se situe entre 36 et 42 jours. La plupart des entreprises savent que leur recrutement est lent. Beaucoup moins savent exactement pourquoi.
Si chaque poste de votre équipe prend 30 jours ou plus à être pourvu, le problème n’est probablement pas la rareté des candidats ou un marché difficile. Il se situe quelque part dans votre processus, et c’est en fait une bonne nouvelle, car les problèmes de processus ont des solutions de processus.
Qu’est-ce que le délai de recrutement (et pourquoi il est plus important que vous ne le pensez) ?
Le délai d’embauche mesure le nombre de jours qui s’écoulent entre le moment où un candidat entre dans votre pipeline et celui où il accepte votre offre ; il est différent du délai de pourvoi, qui démarre au moment où un poste est ouvert. Les deux sont des indicateurs clés de performance en matière de recrutement, mais ils diagnostiquent des problèmes différents. Le délai de recrutement reflète la rapidité de la recherche de candidats. Le délai d’embauche reflète la vitesse de prise de décision.
Voici un exemple simple : un poste est ouvert le 1er janvier, le candidat embauché postule le 20 janvier et accepte une offre le 10 février. Le délai de recrutement est de 40 jours : 40 jours. Délai d’embauche : 21 jours. L’écart de 19 jours est votre délai de sourcing.
Selon les critères de référence de la SHRM, le délai moyen de recrutement est de 36 à 42 jours. Si vous atteignez régulièrement 45, 50 ou plus de 60 jours, c’est que quelque chose dans votre processus ajoute des jours qui ne devraient pas l’être.
Quelle est la cause de votre long délai d’embauche ?
Si les délais d’embauche sont longs, ce n’est pas parce qu’il est difficile de recruter. Cela se produit parce que des parties spécifiques et identifiables du processus ajoutent des jours à l’horloge – souvent sans que personne ne s’en aperçoive jusqu’à ce que le poste soit ouvert depuis six semaines.
Voici les six causes les plus courantes.
1. Le rôle n’est même pas encore affiché, et deux semaines se sont déjà écoulées
Avant qu’un seul candidat ne postule, la plupart des processus de recrutement ont déjà perdu du temps. L’approbation des demandes d’emploi en interne, l’approbation du budget, les projets de description de poste qui font des allers-retours entre les RH et le responsable du recrutement, tout cela se passe avant que le poste ne soit mis en ligne.
Dans de nombreuses organisations, il s’écoule en moyenne 10 à 15 jours entre l’ouverture d’un poste et la publication d’une offre d’emploi. Cela représente près de la moitié d’un objectif de recrutement de 30 jours, passé avant même que la recherche n’ait commencé.
Les retards de pré-affichage courants qui augmentent le temps de remplissage :
- Les formulaires de demande restent dans une file d’attente d’approbation sans date limite.
- Descriptions d’emploi réécrites à plusieurs reprises en raison d’un manque d’harmonisation entre les RH et le responsable du recrutement
- Confirmation du budget requise avant la publication, sans délai d’exécution fixe
- Discussions sur les promotions internes qui retardent de plusieurs semaines l’affichage externe
Lorsque les candidats commencent à postuler, le temps est déjà écoulé.
2. Vous vous appuyez sur des canaux qui mettent des semaines à produire des résultats
Publier sur un site d’emploi et attendre est la stratégie de recherche par défaut de la plupart des entreprises, et c’est l’une des principales raisons pour lesquelles le long délai de recrutement s’étire au-delà de 30 jours. Les sites d’offres d’emploi sont efficaces, mais ils fonctionnent selon leur propre calendrier. Il faut généralement deux à trois semaines avant qu’une offre d’emploi ne génère suffisamment de candidats qualifiés pour constituer une liste de présélection viable.
Pour les entreprises qui n’ont pas de stratégie d’approvisionnement de secours, cette attente est inévitable. Il n’y a pas de vivier de candidats chauds dans lequel puiser, pas de réseau de référence produisant des pistes, et pas de partenaire de recrutement avec des talents présélectionnés prêts à être déplacés.
Le sourcing passif signifie que votre calendrier de recrutement est contrôlé par le marché, et non par vous.
Les entreprises qui embauchent toujours plus rapidement ne postent pas sur de meilleurs sites d’offres d’emploi. Elles ne repartent pas de zéro chaque fois qu’un poste s’ouvre.
3. Vous n’avez pas de vivier de talents
Un vivier de talents est une réserve de candidats pré-identifiés et pré-qualifiés qui connaissent déjà votre organisation et sont ouverts à des opportunités. La plupart des entreprises n’en ont pas, et cela se ressent dans les chiffres relatifs au délai d’embauche.
Sans pipeline, chaque embauche est une recherche à froid. Vous devez rechercher, sélectionner et établir une liste de candidats à partir de zéro, à chaque fois, même si vous avez récemment embauché pour un poste similaire. Les candidats des recherches précédentes qui étaient excellents mais qui n’ont pas été retenus sont rarement reconsidérés. Les recommandations ne font pas l’objet d’un suivi systématique. Les anciens candidats ne sont pas entretenus.
L’impact sur la durée du cycle de recrutement est direct :
- Pas de candidats présélectionnés pour des entretiens accélérés
- Aucune piste chaude à contacter avant même qu’un poste ne soit affiché
- Aucune relation avec les candidats potentiels n’est établie avant que l’urgence ne se fasse sentir.
- La phase de recherche de fournisseurs peut à elle seule ajouter 2 à 3 semaines à chaque embauche.
La constitution d’un vivier de talents ne se fait pas du jour au lendemain, mais travailler avec un partenaire en recrutement qui en possède déjà un est le moyen le plus rapide de contourner ce délai.
4. Le poste est plus difficile à pourvoir que ne le prévoit votre processus
Le délai d’embauche n’est pas le même pour tous les postes. Une fonction administrative subalterne et un directeur des opérations spécialisé ne relèvent pas de la même recherche – mais de nombreuses entreprises les soumettent au même processus, au même calendrier, avec les mêmes attentes.
Lorsqu’un poste requiert une expérience spécialisée, une maîtrise du bilinguisme, des certifications spécifiques ou une combinaison rare de compétences, le vivier de candidats est par définition plus restreint. L’application d’un délai d’embauche standard de 2 à 3 semaines à un poste difficile à pourvoir n’accélère pas la recherche – elle ne fait que créer une pression sans résultat.
S’attendre à ce qu’un poste difficile à pourvoir évolue au même rythme qu’une personne embauchée au niveau débutant n’est pas de l’optimisme. C’est un processus mal calibré.
Inadéquation fréquente entre la complexité du rôle et le calendrier de recrutement :
- Les postes de haut niveau ou spécialisés sont affichés avec la même fenêtre d’urgence que les postes à fort volume.
- Pas d’ajustement de la stratégie de sourcing lorsque le vivier de candidats est étroit
- Les responsables du recrutement sont frustrés par la lenteur des progrès sans comprendre pourquoi la recherche prend plus de temps.
- Pas de plan d’escalade lorsqu’un affichage standard ne produit aucun candidat qualifié après deux semaines.
L’un des moyens les plus rapides de réduire les frustrations et de prendre plus rapidement de meilleures décisions en matière de recherche d’emploi consiste à calibrer votre délai de recrutement en fonction de la difficulté réelle du poste à pourvoir.
5. L’embauche est considérée comme une tâche d’arrière-plan et non comme une priorité
Dans de nombreuses organisations, le recrutement est en concurrence avec tout le reste de l’emploi du temps du responsable du recrutement. Les entretiens sont programmés en fonction des engagements existants. Le retour d’information prend 3 ou 4 jours parce qu’il n’est pas urgent. Les décisions sont repoussées à la semaine prochaine parce que la semaine en cours est chargée.
Aucun de ces retards n’est significatif en soi. Collectivement, ils ajoutent des semaines au cycle de recrutement sans que personne ne prenne la décision consciente de ralentir.
Les façons les plus courantes dont l’urgence de l’embauche ajoute des jours à l’horloge :
Lorsque le fait de remplir un rôle est considéré comme important mais non urgent, le processus dérive toujours. Le calendrier s’étend pour remplir l’espace qui lui est imparti.
6. Votre processus n’a pas de point final défini
De nombreux processus de recrutement n’ont pas de ligne d’arrivée claire. Il n’y a pas de délai interne pour prendre une décision, pas d’accord de niveau de service sur la durée pendant laquelle un candidat peut rester à une étape donnée, et pas de mécanisme d’escalade lorsque le processus s’éternise.
Il en résulte un cycle de recrutement qui dérive, non pas parce que quelqu’un prend de mauvaises décisions, mais parce que personne n’est responsable du calendrier.
Un processus de recrutement sans échéances définies n’est pas un processus. Il s’agit d’une série de tâches sans ligne d’arrivée.
Ce à quoi ressemble un point final non défini dans la pratique :
- Les candidats restent au stade de l’offre pendant 5 à 7 jours, tandis que les discussions internes se poursuivent.
- Pas d’escalade lorsqu’un poste est ouvert depuis 45 jours et qu’aucune embauche n’est en vue
- Les responsables du recrutement ne savent pas quand ils sont censés prendre une décision
- Aucun rapport sur le délai d’embauche par étape, de sorte que les goulets d’étranglement sont invisibles.
Le suivi des mesures du temps de remplissage à chaque étape de l’entonnoir de recrutement est le seul moyen de voir où les jours sont réellement perdus et de responsabiliser le processus.
Récapitulation rapide : Les causes d’un délai d’embauche trop long
| Cause | Là où il y a des jours de plus | Impact sur le calendrier d’embauche |
|---|---|---|
| Délais de pré-affichage | Avant le début de la recherche de fournisseurs | 10 à 15 jours perdus avant le début des recherches |
| Canaux d’approvisionnement lents | Haut de l’entonnoir | 2 à 3 semaines d’attente pour les candidats qualifiés |
| Pas de vivier de talents | Phase d’approvisionnement | Chaque embauche commence à zéro |
| Inadéquation entre la complexité des rôles | Tout au long de la recherche | Des délais irréalistes, des équipes frustrées |
| Peu d’urgence à embaucher | Chaque étape | Jours perdus pour cause de dépriorisation |
| Pas de délais définis pour le processus | Phase de décision et d’offre | Dérive, pas de responsabilité |
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Délai d’embauche ou délai de recrutement : comprendre la différence
Deux paramètres reviennent constamment dans les conversations sur la rapidité d’embauche – et ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Elles ne devraient pas l’être. Le délai d’embauche et le délai de recrutement mesurent des choses différentes, diagnostiquent des problèmes différents et indiquent des solutions différentes.
Voici un moyen simple de voir la différence :
- Le poste est ouvert : 1er janvier
- Le candidat embauché fait sa première demande : 20 janvier
- Offre acceptée : 10 février
Délai de recrutement : 40 jours. Délai d’embauche : 21 jours. L’écart de 19 jours entre les deux correspond à votre délai de recherche – le temps passé à attendre que le bon candidat apparaisse avant que votre processus ne puisse même commencer.
Comment calculer chacun d’entre eux
| Métrique | Formule | Ce qu’il diagnostique |
|---|---|---|
| Le temps de remplir | Date d’embauche – Date d’ouverture de la demande | Vitesse d’approvisionnement et force du pipeline |
| Délai d’embauche | Date d’acceptation de l’offre – Date d’entrée du candidat dans le pipeline | Efficacité des processus et rapidité de décision |
| Taux de remplissage | Postes occupés ÷ Postes ouverts × 100 | Efficacité globale du recrutement |
Le suivi conjoint de ces deux mesures vous donne une image complète des jours perdus. Un délai de pourvoi élevé et un délai d’embauche faible indiquent que votre sourcing est lent, que votre processus est rapide une fois que les candidats sont en place, mais que les trouver prend trop de temps. Un délai d’embauche élevé et un délai de recrutement faible vous indiquent le contraire : les candidats sont disponibles, mais votre processus interne est le goulot d’étranglement.
La plupart des organisations qui sont confrontées à des délais d’embauche trop longs sont confrontées à ces deux problèmes.
Comment réduire le délai d’embauche sans sacrifier la qualité ?
Un processus d’embauche plus rapide n’est pas synonyme de négligence. Les organisations qui réduisent constamment le délai d’embauche ne rognent pas sur l’évaluation, elles éliminent les retards qui n’ont jamais apporté de valeur ajoutée en premier lieu.
Voici comment s’attaquer directement à chaque cause.
1. Traitez l’étape de la demande comme si elle faisait partie du calendrier d’embauche
Si votre processus perd systématiquement 10 à 15 jours avant qu’un poste ne soit publié, la solution commence par là. L’étape de la demande et de l’approbation doit bénéficier de la même structure et des mêmes délais que toutes les autres parties du cycle de recrutement, d’un accord de niveau de service défini pour les approbations (48 à 72 heures maximum), de modèles de description de poste préparés à l’avance pour les rôles récurrents, et d’un point de responsabilité unique pour faire avancer la demande.
L’objectif est d’atteindre le stade de la publication en moins de 5 jours. Chaque jour gagné avant le début de la recherche est un jour de plus dans le calendrier d’embauche.
2. Diversifiez vos sources d’approvisionnement avant d’en avoir besoin
Les sites d’offres d’emploi sont un point de départ, pas une stratégie complète de recherche de candidats. Si l’ensemble de votre approche d’acquisition de talents dépend des candidatures entrantes provenant d’une seule offre d’emploi, votre délai d’embauche sera toujours dicté par le temps qu’il faut pour que cette offre produise des résultats. En ajoutant deux ou trois canaux de sourcing supplémentaires à votre processus standard, vous pouvez réduire votre phase de sourcing de trois semaines à une seule.
| Canal d’approvisionnement | Comment il réduit le délai d’embauche |
|---|---|
| Recruteur LinkedIn | Approche directe des candidats passifs avant que l’urgence ne se fasse sentir |
| Programme de parrainage des employés | Des prospects chauds provenant de votre propre équipe, en continu |
| Agence de recrutement (par exemple Agence First Round) | Candidats présélectionnés et disponibles – pas de prospection à froid |
| Engagement du candidat précédent | Candidats solides issus de recherches antérieures et déjà familiarisés avec votre entreprise |
| Indeed / Job Boards | Large portée des demandes entrantes – à combiner de préférence avec des canaux proactifs |
3. Créez un vivier de talents avant que le siège ne soit vide
Une stratégie de recrutement réactive, qui ne commence à rechercher des candidats que lorsqu’un poste s’ouvre, produira toujours des cycles de recrutement plus longs qu’une stratégie proactive. Construire un vivier de talents signifie entretenir des relations avec des candidats potentiels avant que vous n’ayez besoin d’eux, de sorte que lorsqu’un poste s’ouvre, vous ayez des personnes à appeler, et pas seulement un tableau d’affichage des postes à pourvoir.
Des moyens pratiques pour commencer à construire un pipeline :
- Conservez une liste des meilleurs candidats de chaque recherche précédente, même ceux qui n’ont pas été embauchés.
- Restez en contact avec des contractuels ou des intérimaires très performants qui pourraient devenir des employés permanents.
- Créez une habitude de recommandation au sein de votre équipe afin que les prospects vous parviennent en permanence, et pas seulement lorsque vous recrutez.
- Faites appel à une agence de recrutement qui dispose d’un réseau actif de candidats préqualifiés pour les postes clés de votre entreprise.
Pour les entreprises qui n’ont pas la capacité de construire et d’entretenir leur propre pipeline, un partenaire en recrutement est le moyen le plus direct d’obtenir le même résultat.
4. Adaptez votre calendrier au rôle, et non l’inverse
Un objectif d’embauche normalisé de 30 jours fonctionne pour certains postes. Pour les postes spécialisés, supérieurs ou bilingues, il crée de la pression sans résultats et de la frustration sans clarté. Avant d’entamer une recherche, définissez un délai réaliste pour pourvoir le poste en fonction de sa difficulté réelle.
Questions à poser avant de fixer un calendrier d’embauche :
- Quelle est l’importance du vivier de candidats qualifiés pour ce poste sur notre marché ?
- Avons-nous déjà réussi à recruter pour ce poste et combien de temps cela a-t-il pris ?
- Ce poste exige-t-il des certifications spécifiques, des compétences linguistiques ou une expérience dans un créneau particulier, ce qui réduit le nombre de candidats ?
- Quel est notre plan d’escalade si nous n’avons pas établi de liste de candidats dans les deux semaines ?
Fixer d’emblée un calendrier réaliste ne ralentit pas le processus, mais évite qu’un sentiment d’urgence mal placé ne conduise à de mauvaises décisions d’embauche.
5. Inscrivez l’embauche au calendrier comme s’il s’agissait d’une priorité de l’entreprise
L’urgence du recrutement doit être intégrée dans la structure du processus, et non laissée à l’initiative individuelle. Si les entretiens sont proposés 7 à 10 jours à l’avance, que le retour d’information prend 3 jours et que les offres restent en suspens pendant une semaine alors que les discussions internes se poursuivent, le processus dérivera toujours, quelle que soit la motivation du responsable du recrutement.
Des accords de niveau de service internesqui réduisent de manière significative le délai d’embauche :
- Entretien proposé dans les 48 heures suivant la présélection d’un candidat
- Feedback soumis dans les 24 heures suivant chaque étape de l’entretien
- Offre prolongée le jour même de la décision finale
- Un maximum de 5 jours ouvrables entre deux étapes du processus
Il ne s’agit pas d’objectifs agressifs. Ils sont la norme dans les organisations qui recrutent systématiquement en moins de 20 jours.
6. Suivi du délai d’embauche par étape
Si vous ne mesurez que le temps total nécessaire à l’embauche, vous savez que votre processus est lent, mais vous ne savez pas où il l’est. En décomposant la mesure par étape, vous transformez un problème vague en un problème spécifique.
Les principaux indicateurs de temps de remplissage à suivre à chaque étape :
| Stade | Ce qu’il faut mesurer | Référence |
|---|---|---|
| De la demande à la comptabilisation | Jours avant le début de la recherche | Moins de 5 jours |
| Envoi au premier candidat qualifié | Vitesse d’approvisionnement | Moins de 7 jours |
| Candidature au premier entretien | Réactivité des pipelines | Moins de 5 jours |
| De l’entretien à l’offre | Vitesse de décision | Moins de 3 jours |
| De l’offre à l’acceptation | Qualité de l’offre et expérience du candidat | Moins de 2 jours |
Lorsque vous pouvez voir exactement où des jours sont perdus, il devient facile de corriger le processus. Sans cette visibilité, vous optimisez à l’aveuglette.
Questions fréquemment posées
Conclusion
Un long délai d’embauche n’est pas une fatalité. C’est le résultat de lacunes identifiables dans la manière dont le processus de recrutement est structuré, de retards dans la pré-affichage, d’un sourcing réactif et d’un manque de visibilité sur les jours réellement perdus.
Si vos postes prennent régulièrement 30, 40 ou 50 jours pour être pourvus, la solution n’est pas d’insister davantage sur le même processus. Il s’agit d’identifier exactement où l’horloge tourne sans produire de résultats, et d’y remédier.
Relevez vos défis grâce au soutien d’experts en recrutement
Nous aidons les équipes RH à surmonter les pénuries de talents, à améliorer la qualité des candidats et à réduire les délais d’embauche grâce à des solutions de recrutement fiables conçues pour le marché du travail d’aujourd’hui.
