Description de Poste Parfaite: Inclusions, étapes & conseils

Sur le marché du travail hyperconcurrentiel d’aujourd’hui, attirer les bons talents est autant un art qu’une science. Au premier plan de ce défi se trouve l’humble description de poste, un outil dont l’influence et le pouvoir sont souvent sous-estimés. Alors qu’une offre d’emploi peut être le premier point de contact pour un candidat potentiel, la description de poste qu’elle contient peut être le facteur décisif entre une candidature soumise et une opportunité manquée.

Cet article explore les nuances de la création de descriptions d’emploi, telles que leur contenu, la manière de les créer étape par étape et quelques conseils. Que vous soyez un recruteur chevronné, un responsable de l’embauche ou un chef d’entreprise désireux d’agrandir son équipe, ce guide vous apportera des informations précieuses pour affiner votre offre d’emploi.

Que faut-il inclure dans une description de poste ?

La rédaction d’une description de poste efficace est plus qu’une corvée administrative ; c’est une pierre angulaire du processus d’embauche. En énonçant les principes fondamentaux d’une fonction, il crée un pont entre les attentes de l’employeur et la compréhension de l’employé potentiel. Des études scientifiques réputées et des lignes directrices institutionnelles, telles que celles de la Wright State University, donnent des indications sur les éléments fondamentaux d’une description de poste complète.

Voici un résumé rapide sous forme de tableau, qui sera suivi d’explications plus détaillées sur chaque inclusion.

Inclusion	Exemple
Titre du poste et	– Titre : Archiviste
Structure des rapports	– Se rapporter au : Directeur des services de bibliothèque
Responsabilités et tâches	– Gérer et conserver les archives historiques de l’université – Collaborer avec les départements universitaires dans le cadre de projets de recherche
Qualifications et exigences	– Licence en histoire ou en bibliothéconomie – 2+ ans d’expérience dans l’archivage – Maîtrise des systèmes d’archivage numérique
Objectif de l’emploi	– Objectif : préserver et cataloguer les documents historiques de l’université à des fins de recherche et de référence.
Conditions de travail	– Conditions : Travail de bureau, travail occasionnel le week-end, manipulation de vieux manuscrits.
Éléments de la conception des emplois	– Offrir une autonomie dans l’organisation des expositions – Possibilités de manipuler des objets rares

Titre du poste et structure hiérarchique

D’abord et avant tout, le titre du poste sert de bref descriptif (1 à 4 mots), résumant l’essence, l’objectif et la portée du poste. Des titres tels que « archiviste » ou « directeur adjoint des services aux personnes handicapées » sont des exemples illustratifs. En outre, il est primordial d’indiquer le poste ou le rôle auquel le nouvel employé sera rattaché (Butler, 2008). La clarification de la structure hiérarchique aide les candidats à visualiser leur potentiel d’évolution au sein de l’organisation.

Responsabilités et tâches

Les fonctions et les responsabilités sont au cœur de toute description de poste. Au cœur de cette section se trouvent les tâches et les activités attendues du titulaire du rôle (Butler, 2008). Comme le recommande la Wright State University, il convient de préciser la fréquence des tâches, les responsabilités budgétaires ou financières potentielles et les niveaux d’interaction à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.

Qualifications et exigences

Au-delà des simples fonctions, il existe des qualifications – obligatoires(requises) ou bénéfiques (préférées) – que les candidats doivent posséder (Butler, 2008). Cela englobe les formations, les certifications, les compétences spécifiques et les autres expériences essentielles à l’exécution efficace de la fonction.

Objectif du poste et conditions de travail

Plus en profondeur, l’objectif du poste offre une vue d’ensemble de l’importance de la fonction au sein de l’organisation. Les conditions de travail, quant à elles, donnent un aperçu de l’environnement, des horaires imposés et d’autres exigences propres à la fonction (Abdullah et al., 2018). Chaque poste s’inscrit dans un contexte plus large, et la compréhension de ce contexte peut s’avérer cruciale pour les employés potentiels.

Éléments de la conception des emplois

Dans le paysage évolutif du travail, il est essentiel de comprendre ce qui motive les employés. La description de poste moderne doit prendre en compte des aspects tels que l’autonomie et la motivation intrinsèque pour s’assurer que les rôles n’attirent pas seulement les talents, mais les retiennent (Joo et al., 2010).

En conclusion, une description de poste solide est un mélange harmonieux de l’intitulé d’une fonction, de sa position dans l’organisation, de ses responsabilités, de ses qualifications, de sa compréhension du contexte et des facteurs affectant la satisfaction au travail.

Comment créer une description de poste efficace (étape par étape)

1. Commencer par la recherche
   • Consultez les rapports sectoriels, l’analyse des concurrents et les sites d’emploi en ligne pour comprendre le marché.
   • Recherchez des postes similaires dans le secteur, en notant les responsabilités et les qualifications communes.
2. Trouver un modèle approprié
   • Recherchez en ligne des modèles de description de poste adaptés à votre secteur d’activité ou à un poste spécifique.
   • Examinez plusieurs modèles pour trouver celui qui correspond le mieux à la structure de votre entreprise et aux exigences du poste.
   • Vous pouvez également créer votre propre modèle, dont vous pouvez vous inspirer en consultant nos modèles d’offres d’emploi.
3. Collaborer avec les parties prenantes concernées
   • Organisez des réunions avec les chefs de service, les chefs d’équipe ou les employés actuels occupant des fonctions similaires afin de recueillir des informations.
   • Discutez des tâches, des projets et des objectifs spécifiques associés au rôle.
4. Liste de toutes les inclusions mentionnées dans la section précédente
   • Veiller à ce que tous les éléments essentiels, tels que le titre du poste, les responsabilités et les tâches, les qualifications et les exigences, l’objectif du poste et les conditions de travail, ainsi que les éléments de la conception du poste, soient pris en compte dans le processus d’évaluation.
   • Une liste est plus longue qu’insuffisante, et vous pouvez ensuite la réduire pour la rendre plus concise.
5. Modifier le modèle
   • Ajoutez, supprimez ou modifiez les sections du modèle choisi en fonction des informations et de la liste de tâches que vous avez compilées.
   • Veillez à ce qu’il corresponde au style, à la voix et à l’image de marque de l’entreprise.
6. Examiner, réviser et compléter
   • Revoir la description pour s’assurer que tous les éléments des inclusions sont présents.
   • Complétez l’offre d’emploi en ajoutant les éléments manquants, tels que les conditions de travail, les responsabilités de supervision ou les qualifications préférées.

Conseils pour améliorer votre description de poste

1. Utiliser un langage pragmatique : Utilisez des verbes clairs pour illustrer de manière vivante les tâches et les responsabilités. Dresser un tableau clair de la fonction permet d’entrer en résonance avec les candidats potentiels. En outre, l’intégration de termes et de méthodologies spécifiques au secteur permet non seulement à votre description de se démarquer, mais aussi de s’assurer qu’elle trouve un écho auprès des professionnels du secteur.
2. S’efforcer d’être clair et concis : D’après Firth (1989), une description de poste efficace doit être claire, à jour et bien construite. Pour ce faire, il convient d’utiliser un langage direct et concis et d’éviter le jargon. Organisez le contenu de manière systématique avec des en-têtes pour les différentes sections et utilisez des paragraphes succincts pour présenter l’information sans submerger le lecteur. Réviser régulièrement et supprimer tout détail redondant, en se concentrant sur l’essentiel.
3. Défendez l’inclusion : Veillez en priorité à ce que votre description de poste s’adresse à tous, quelle que soit leur origine. Remplacer toute phrase tendancieuse ou excluante par un langage neutre et inclusif. Un véritable engagement en faveur de la diversité et de l’égalité des chances, reflété dans votre description, peut attirer un large éventail de candidats et en dit long sur les valeurs de votre entreprise.
4. Demandez un retour d’information : Avant de publier, demandez à quelqu’un d’autre de relire la description. Il peut s’agir d’un collègue, d’un professionnel des ressources humaines ou même d’une personne qui ne connaît pas la fonction. Leur regard neuf peut mettre en évidence des incohérences ou des domaines qui mériteraient d’être affinés, afin que votre description de poste soit aussi soignée que possible.
5. Restez à jour : Les fonctions évoluent et les secteurs se transforment, il en va de même pour vos descriptions de poste. Prenez l’habitude de les revoir et de les réviser périodiquement, en veillant à ce qu’ils reflètent les attentes et les exigences les plus récentes du poste.
6. Promouvoir la croissance et le développement : Soulignez les possibilités d’évolution professionnelle dans le cadre de la fonction. Les candidats sont plus susceptibles d’être attirés par des postes où ils voient une voie claire pour l’avancement et le développement des compétences.

Grâce à ces conseils, vous pouvez rédiger des descriptions d’emploi qui sont non seulement efficaces, mais qui se démarquent également sur un marché de l’emploi concurrentiel.

Après avoir intégré ces conseils dans votre description de poste, vous constaterez peut-être que l’ensemble du processus de recrutement pose encore des problèmes. Même avec une offre d’emploi parfaite, atteindre le bon public, évaluer de nombreux candidats et faire la sélection idéale n’est pas une mince affaire. Dans l’environnement professionnel actuel, qui évolue rapidement, les subtilités du recrutement peuvent prendre une part importante de votre temps et de vos ressources. Si vous envisagez d’optimiser et de rationaliser votre stratégie de recrutement, il convient de prendre en considération les avantages distincts que peut offrir un partenaire spécialisé. Cela nous amène à la question suivante : avez-vous déjà réfléchi aux avantages d’un partenariat avec une agence de recrutement ?

Références

• Abdullah, H., Zytoon, M. et Sayed, N. (2018). Évaluation de la qualité des descriptions de postes de sécurité dans les entreprises saoudiennes. Journal of Safety Studies, 4(1), 1. Lien ici.
• Butler, M. (2008). Descriptions d’emploi pour les superviseurs de prêts interbibliothèques : fonctions essentielles et meilleures pratiques. Journal of Interlibrary Loan Document Delivery & Electronic Reserve, 19(1), 21-31. Lien ici.
• Firth, R. (1989). Rédiger une description de poste. BMJ, 298(6683), 1306-1307. Lien ici.
• Joo, B., Jeung, C. et Yoon, H. (2010). Étude de l’influence de l’auto-évaluation, de l’autonomie professionnelle et de la motivation intrinsèque sur les performances professionnelles. Human Resource Development Quarterly, 21(4), 353-371. Lien ici.