Démarrer une entreprise est une aventure passionnante, mais elle peut également présenter des défis, notamment lorsqu’il s’agit de naviguer dans les diverses réglementations et obligations.
Au Québec, la mise en place d’une entreprise implique plusieurs étapes clés pour s’assurer que l’entreprise est établie correctement et en conformité avec les lois provinciales, lesquelles seront abordées dans cet article.
Nous avons recueilli toutes les informations nécessaires des sites du gouvernement pour vous simplifier la vie. N’hésitez pas à suivre la table des matières pour vous aider à suivre les étapes pour démarrer une entreprise. Bonne lecture!
Étape 1 : Comprendre Vos Obligations avant de Démarrer Une Entreprise Au Québec
L’étape 1 pour démarrer une entreprise au Québec est une phase cruciale, qui couvre l’immatriculation de l’entreprise, sa constitution, les obligations fiscales initiales et celles spécifiques à votre secteur d’activité. La compréhension de ces éléments est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’Immatriculation au Québec?
L’immatriculation est un processus administratif par lequel une entreprise obtient une identification juridique officielle dans une juridiction spécifique. Cela implique généralement l’enregistrement du nom de l’entreprise, de ses activités, de son adresse, et d’autres informations pertinentes auprès d’une autorité gouvernementale. Une fois immatriculée, l’entreprise reçoit un numéro d’entreprise unique qui la distingue des autres entités juridiques.
Généralement, toute entreprise doit s’enregistrer auprès du registre des entreprises géré par le Registraire des entreprises. Ce registre centralise les informations concernant la plupart des entités commerciales opérant au Québec. En vous immatriculant, vous obtenez un numéro d’entreprise du Québec (NEQ), qui est un identifiant unique à dix chiffres facilitant l’identification de votre entreprise par les entités publiques et vos partenaires commerciaux.
Votre NEQ facilite vos interactions avec divers ministères et agences gouvernementales du Québec, en rendant plus aisée votre inscription à différents programmes et services gouvernementaux.
Cependant, l’immatriculation n’est pas obligatoire pour certaines formes juridiques d’entreprises, comme les entreprises individuelles fonctionnant sous le nom de leur propriétaire, les entités juridiques de droit public, les sociétés en participation, et les associations ou autres regroupements de personnes. De plus, des exceptions existent pour les personnes physiques qui exploitent un point de vente de tabac au détail ou un salon de bronzage, qui doivent s’immatriculer même si elles opèrent sous leur propre nom.
La Constitution d’une Entreprise, c’est quoi?
La constitution est la création d’une nouvelle entité juridique, généralement une entreprise. Cela comprend la préparation et le dépôt de documents officiels, tels que les statuts ou la charte de l’entreprise, qui décrivent la nature de l’entreprise, son but, son capital, sa structure de gestion, etc. Une fois constituée, l’entreprise est considérée comme une entité distincte de ses propriétaires, avec ses propres droits et obligations.
Les entreprises au Québec peuvent opérer sous plusieurs formes juridiques, dont certaines sont considérées comme des personnes morales. Ces entités ont un statut unique car elles sont juridiquement séparées de leurs membres ou actionnaires et possèdent leurs propres droits et obligations.
Si votre intention est de créer une société ou un organisme à but non lucratif, il est nécessaire de soumettre une demande de constitution au Registraire des entreprises. Si vous souhaitez créer une coopérative, votre demande de constitution doit être adressée au ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie.
Il est important de noter que les personnes morales établies en vertu d’une loi québécoise sont automatiquement immatriculées lors du dépôt de leurs documents de constitution auprès du registre.
Obligations fiscales pour démarrer une Entreprise au Québec
Les obligations fiscales liées au démarrage désignent les exigences fiscales que les nouvelles entreprises doivent respecter lorsqu’elles commencent leurs activités.
Au Québec, les nouvelles entreprises sont généralement tenues de respecter certaines obligations fiscales envers les gouvernements provincial et fédéral avant de lancer leurs opérations commerciales.
La plupart des entreprises qui font des affaires au Québec doivent s’inscrire aux fichiers de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ), gérés par Revenu Québec. Ces inscriptions obligent les entreprises à collecter les taxes sur toutes les ventes taxables qu’elles réalisent et à reverser ces montants à Revenu Québec.
Il est important de noter que si vous êtes inscrit au fichier de la TPS, vous êtes automatiquement inscrit à celui de la taxe de vente harmonisée (TVH).
Si vous employez des travailleurs, vous êtes tenu de faire des retenues sur le salaire que vous payez à vos employés et de payer des cotisations d’employeur. Avant de commencer à effectuer ces retenues sur la paie, vous devez vous inscrire au fichier des retenues à la source de Revenu Québec.
Obligations par secteur d’activité
Les obligations par secteur d’activité font référence aux réglementations, exigences légales et standards de conformité spécifiques qu’une entreprise doit respecter en fonction du domaine dans lequel elle opère. Ces obligations peuvent comprendre, mais ne sont pas limitées à, l’obtention de licences ou de permis spécifiques, le respect des normes de sécurité ou de qualité, l’adhésion à des codes d’éthique spécifiques ou le respect de normes environnementales. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions légales, des amendes, voire la fermeture de l’entreprise.
Le domaine d’activité de votre entreprise joue un rôle crucial dans la détermination des différentes obligations à respecter, y compris celles liées aux permis et licences. Il est donc essentiel que vous vous renseigniez sur les obligations spécifiques à votre domaine avant de lancer vos activités si elles sont en lien avec :
- Commerce de détail
- Construction
- Restauration et débits de boissons
- Services de transport
- Services professionnels, scientifiques et techniques
En résumé, l’immatriculation, la constitution de votre entreprise, la compréhension des obligations fiscales et sectorielles sont des éléments fondamentaux pour démarrer une entreprise au Québec. Ces démarches posent les bases solides pour la croissance et le succès de votre entreprise.
Passons maintenant à l’étape 2, en lien avec la forme juridique de l’entreprise.
Étape 2 : Choisir la forme juridique de l’entreprise
La deuxième étape cruciale dans le processus de création d’une entreprise au Québec est le choix de la forme juridique de votre entreprise. Ce choix est crucial car il déterminera non seulement les obligations légales et fiscales de votre entreprise, mais aussi la manière dont elle sera gérée et opérée. Le tableau suivant présente les différentes formes juridiques disponibles et donne une brève description de chacune pour vous aider à prendre une décision éclairée.
| Forme Juridique | Description |
|---|---|
| Personne physique exploitant une entreprise individuelle | C’est une entreprise unipersonnelle, où l’individu est à la fois le propriétaire et l’opérateur. Il porte seul les risques, bénéficie de tous les profits et est responsable de toutes les dettes. |
| Société par actions (aussi appelée « compagnie » ou « personne morale ») | Une entité juridiquement distincte avec des droits et responsabilités indépendants. Son objectif principal est de générer des bénéfices pour ses actionnaires, qui possèdent des parts de l’entreprise sous forme d’actions. |
| Société en nom collectif (S.E.N.C.) | Une association de deux personnes ou plus qui dirigent une entreprise commune avec une répartition équitable des profits et des pertes. Chaque associé partage une responsabilité égale dans l’entreprise. |
| Société en commandite (S.E.C.) | Une société composée de partenaires actifs, appelés commandités, et de partenaires passifs, appelés commanditaires. Les commandités ont une responsabilité illimitée tandis que les commanditaires ne sont responsables qu’à hauteur de leurs investissements. |
| Société en participation | Une société non incorporée où chaque associé agit au nom de tous les autres associés pour l’intérêt commun de l’entreprise. |
| Personne morale sans but lucratif | Un regroupement de personnes engagées dans des activités sans intention de réaliser un profit. L’entité est juridiquement distincte de ses membres et n’a pas d’actions à répartir. |
| Syndicat de copropriété | Une entité légale composée de tous les copropriétaires d’un immeuble en copropriété. Sa mission est de préserver l’immeuble, de maintenir et de gérer les espaces communs, et de conduire toutes les opérations d’intérêt commun. |
| Association ou Groupement de Personnes | Une union de deux personnes ou plus réunies autour d’un objectif ou d’un intérêt commun. |
| Coopérative | Une entité légale composée d’un groupe de personnes ayant des besoins communs, et exploitant une entreprise ensemble de manière démocratique et égalitaire. |
| Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial | Une entité qui mène une activité commerciale structurée en vue de réaliser des bénéfices. Le fiduciaire gère les actifs de la fiducie au profit des bénéficiaires. |
| Entreprise étrangère | Une entreprise étrangère est une société qui a été créée en dehors du Québec, mais qui fait des affaires dans la province. Elle doit respecter les lois locales et peut être soumise à certaines restrictions ou obligations spécifiques. |
| Société mutuelle | Une société mutuelle est une organisation à but non lucratif gérée pour le bénéfice mutuel de ses membres. Elle peut être utilisée pour les services financiers, l’assurance, la santé, l’éducation et d’autres services à ses membres. |
| Corporation religieuse | Une corporation religieuse est une organisation religieuse qui a été légalement incorporée afin de faciliter sa gestion et ses opérations. Elle est souvent utilisée par les églises et les organisations de bienfaisance religieuses. |
| Syndicat professionnel | Un syndicat professionnel est une association de travailleurs formée pour protéger et promouvoir leurs droits et intérêts. Les syndicats professionnels négocient les conditions de travail, y compris les salaires et les avantages sociaux, avec les employeurs. |
| Union, fédération ou confédération | Ce sont des groupements d’associations, de syndicats ou d’autres organisations qui s’unissent pour atteindre des objectifs communs. Ils peuvent avoir un large éventail d’objectifs, de l’activisme politique à la promotion des droits des travailleurs. |
| Personne morale constituée au Québec avant 1994 | Il s’agit d’une entreprise ou d’une organisation qui a été légalement constituée au Québec avant l’année 1994. Elle est soumise aux lois et réglementations qui étaient en vigueur à l’époque de sa constitution, ainsi qu’aux modifications apportées depuis lors. |
La structure juridique que vous choisissez pour votre entreprise est cruciale car elle affecte vos responsabilités fiscales envers Revenu Québec, au niveau notamment des impôts, des taxes et des retenues à la source. Veuillez consulter la page de leur site selon la forme juridique choisie :
Une fois que vous avez fait votre choix, il est temps de choisir un nom à votre entreprise!
Étape 3 : Choisir un nom d’entreprise
Il est important d’être au courant des règles pour choisir un nom (ou autre nom) d’entreprise. Vous pouvez aussi demander une réservation de nom auprès du registre des entreprises.
Définition et règles applicables au nom d’entreprise
Le terme « nom de l’entreprise » fait référence à un mot ou une combinaison de mots utilisés pour identifier une entreprise et la différencier des autres entreprises.
Selon des informations du site du gouvernement du Québec, le nom d’une entreprise au Québec doit être en français et conforme à la Charte de la langue française, c’est un prérequis pour obtenir la personnalité juridique. Ce nom peut représenter diverses entités, comme une personne morale, une entreprise individuelle, une société de personnes, ou un autre type de groupement.
Si une entreprise utilise un autre nom pour s’identifier au Québec, ce nom d’emprunt doit également être déclaré au registre des entreprises. Si ce nom n’est plus utilisé, il doit être retiré du registre. Si l’entreprise n’a pas de version française de son nom, elle doit déclarer un nom en français utilisé pour ses activités au Québec.
L’entreprise doit respecter certaines règles de conformité pour son nom constitutif et ses autres noms, selon la loi et certains règlements. Plus d’informations sont disponibles dans le document « Les noms d’entreprises au Québec » et auprès de l’Office québécois de la langue française.
Il existe plusieurs critères pour choisir un nom d’entreprise. En plus d’être en français, le nom ne doit pas évoquer une idée immorale, indiquer incorrectement la forme juridique de l’entreprise, ou laisser croire faussement qu’il s’agit d’une organisation sans but lucratif ou d’une autorité publique. Le nom d’une personne morale ne peut être utilisé par une autre entité au Québec.
Le registraire des entreprises se réserve le droit de vérifier l’utilisation réelle des noms déclarés par une entreprise.
Un nom d’entreprise ne doit pas laisser croire faussement qu’il est lié à une autre entité au Québec ou être susceptible de confusion avec un autre nom. Si le nom induit en erreur, un recours administratif peut être utilisé, administré par le Registraire des entreprises.
Enfin, un nom d’entreprise se compose généralement de trois parties : une composante générique qui désigne l’entreprise de façon générale, une composante spécifique qui distingue clairement une entreprise d’une autre, et une composante particule qui apporte une précision, souvent relative à la forme juridique de l’entreprise.
Demander ou annuler une réservation de nom d’entreprise
N’importe qui peut demander au Registre des entreprises de réserver un nom d’entreprise. Cette réservation peut servir plusieurs objectifs : la création, le maintien, la fusion ou la reconstitution d’une société par actions québécoise à but lucratif. On peut également réserver un nom pour modifier celui d’une société par actions existante. De plus, la réservation de nom est également possible pour la création ou la modification d’une entité québécoise à but non lucratif.
La réservation d’un nom d’entreprise est un processus optionnel qui empêche l’utilisation de ce nom par une autre entreprise pour créer ou modifier une société par actions ou une entité sans but lucratif. Il s’agit d’une prévalidation du nom, qui pourrait être refusé par la suite pour diverses raisons. Il est conseillé de fournir des détails sur la nature, l’origine du nom et une brève description des activités de l’entreprise.
Si vous souhaitez réserver un nom d’entreprise, utilisez le service en ligne prévu à cet effet. Veuillez noter que des frais s’appliquent, soit 24$ ou 36$ si vous voulez un traitement prioritaire. Consultez la grille des tarifs pour savoir si le prix à changer depuis la rédaction de cet article.
En résumé, le choix du nom de votre entreprise est une étape clé de votre processus de création d’entreprise. Il est impératif que vous compreniez et respectiez les règles en vigueur lors de cette sélection. Vous avez également la possibilité de réserver un nom auprès du Registre des entreprises, ce qui vous permet de sécuriser le nom souhaité pour votre entreprise. Assurez-vous que le nom choisi reflète bien votre marque et votre proposition de valeur, car c’est ce qui sera présenté au monde extérieur.
Étape 4 : Immatriculer et Constituer une entreprise
La prochaine étape importante dans la création de votre entreprise au Québec est l’immatriculation ou la constitution de votre entreprise selon sa forme juridique. Vous verrez un tableau regroupant les démarches possibles et une autre section offrant un lien pour démarrer votre entreprise,
Immatriculer ou constituer une entreprise selon la forme juridique
Dans cette section, nous vous présentons un tableau détaillé qui met en lumière les différentes formes juridiques, les tarifs réguliers en vigueur en 2023, ainsi que les liens directs vers les démarches spécifiques pour l’immatriculation de chaque type d’entreprise.
Il est important d’être bien informé au sujet de l’immatriculation d’une entreprise et de connaître les nouvelles obligations pour la transparence des entreprises. Assurez-vous de choisir la forme juridique qui correspond le mieux à vos besoins d’affaires et à votre situation financière. Si vous ne voulez pas prendre de risque et trouvez ce sujet trop compliqué, n’hésitez pas à contacter votre comptable ou votre avocat(e)!
Service Démarrer une entreprise
Le service « Démarrer une entreprise », disponible seulement en françcais, vous aide à accomplir les obligations de démarrage d’une entreprise, à suivre vos démarches et à connaître vos obligations auprès des divers ministères et organismes du Québec. Il comprend plusieurs étapes obligatoires, comme répondre à un questionnaire, immatriculer votre entreprise, inscrire votre entreprise aux fichiers de Revenu Québec, obtenir un identifiant clicSÉQUR, etc.
Que ce soit par le biais du tableau présenté, qui éclaire les différentes formes juridiques, leurs coûts et les démarches d’immatriculation spécifiques, ou via le service « Démarrer une entreprise » qui offre une assistance pas à pas, vous avez à portée de main des ressources inestimables pour démarrer efficacement votre entreprise au Québec.
Ces outils facilitent non seulement la navigation dans les formalités administratives de lancement d’une entreprise, mais ils garantissent également que vous remplissez toutes vos obligations légales et réglementaires auprès des divers ministères et organismes du Québec. En utilisant ces ressources, vous pouvez vous assurer que votre entreprise démarre sur des bases solides et légales, prête à se développer et à réussir.
Étape 5 : Préparez-vous pour les prochaines étapes
L’étape finale, « Préparez-vous pour les prochaines étapes », englobe des éléments cruciaux du processus de démarrage d’une entreprise. De l’inscription aux fichiers de Revenu Québec, en passant par l’obtention des permis et licences nécessaires, à l’ouverture d’un compte auprès de l’Agence du revenu du Canada, ces démarches essentielles sont la dernière étape de votre préparation pour entrer dans le monde des affaires avec succès et conformité.
Inscire l’entreprise à certains fichiers de Revenu Québec
Si votre entreprise réalise des transactions commerciales au Québec et que le total de vos revenus d’entreprise et ceux de vos partenaires dépasse 30 000 $, l’inscription aux registres de la TPS/TVH et de la TVQ est obligatoire. Cliquez ici pour en savoir plus. Par contre, si vos revenus d’entreprise sont en dessous du seuil de 30 000 $,consultez cette page : Particularités concernant le petit fournisseur.
Obtenir un permis, une vignette ou un certificat d’inscription
Dans certaines circonstances, pour mener des activités dans les domaines ci-dessous il est nécessaire d’avoir en votre possession un permis, une vignette, ou un certificat d’inscription :
- Tabac : Consultez Impôt sur le tabac
- Carburant : Consultez Taxe sur les carburants
- Transport international ou interprovincial : Consultez Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA)
Faire des démarches auprès d’autres organismes
Vous pourriez être amené à ouvrir un compte auprès de l’Agence du revenu du Canada, ce qui pourrait concerner l’impôt sur le revenu des sociétés ou les opérations d’import-export. Cela entraînerait l’attribution d’un numéro d’entreprise fédéral. L’ouverture d’un compte auprès de l’Agence du revenu du Canada peut être réalisée avant ou après votre inscription à l’un des fichiers de Revenu Québec.
Si vous employez des personnes, il vous faudra également un compte dédié aux retenues à la source.
Pour tous les autres organismes, le service en ligne ‘’Démarrer une entreprise d’Entreprises Québec’’ tel que mentionné à l’étape 4, permet d’effectuer les démarches auprès de différents ministères et organismes.
En fonction du type d’activités que votre entreprise mène, il pourrait être nécessaire d’obtenir des permis ou des licences de divers organismes pour opérer votre entreprise au Québec.
La préparation pour les prochaines étapes de la création d’une entreprise est un processus complexe qui demande du temps, des efforts et une compréhension précise de vos obligations légales et réglementaires. Il est important de noter que, selon le type d’activités que votre entreprise mène, des permis ou licences supplémentaires pourraient être nécessaires. En gardant cela à l’esprit et en utilisant les ressources disponibles, vous êtes sur la bonne voie pour assurer le bon fonctionnement et la réussite de votre entreprise. Bonne continuation dans votre aventure entrepreneuriale!
Conclusion
Une fois que vous avez parcouru ces cinq étapes essentielles, vous serez bien placé pour démarrer une entreprise au Québec! Cependant, le lancement d’une entreprise est un voyage continu. Au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de réviser vos obligations légales et fiscales, tel que l’obtention d’un T4A, de modifier votre structure juridique, ou de vous adapter à de nouveaux défis et opportunités.
Si vous êtes un travailleur autonome et avez toujours des questions en lien avec le fait de démarrer une entreprise, jetez un coup d’oeil à notre guide complet sur le travailleur autonome.
En restant informé et proactif dans la gestion de ces aspects, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que votre entreprise prospère. Bonne chance dans cette aventure entrepreneuriale !
